Centridox is een uitgebreid digitaal dossier systeem. Klanten ontwerpen zelf de structuur van de dossiers en bepalen daarmee welke vaste gegevens van een dossier worden opgeslagen.
U vult dossiers door direct naar een dossier berichten via de mail te versturen. Elk dossier heeft zijn eigen, unieke e-mail adres. U stuurt berichten, met bijgevoegde documenten, naar het dossier zelf, waardoor deze in het dossier worden opgenomen. Centridox maakt het hiermee mogelijk om de stroom papieren post af te laten nemen.
Opbergen is één, terugzoeken van informatie is een heel andere tak van sport. Centridox kent op basis van de informatie in de mail of de gescande documenten automatisch classificaties toe aan het document zodat u deze later snel en eenvoudig terug vindt. Scanners
Er blijft altijd een hoeveelheid papieren post, deze verwerkt Centridox via een scanner tot digitale documenten.
Centridox helpt u graag bij de keuze voor een scanner met de juiste mogelijkheden.
Er zijn een aantal oplossingen waarmee Centridox snel en effectief uw papieren post omzet naar digitale documenten in het digitale dossier.
Via een scanner wordt snel papieren post gescand naar een e-mail adres. Deze postkamer is een speciale omgeving in Centridox waar de gescande documenten op volgorde van binnenkomst staan te wachten op verwerking. Tijdens deze verwerking staat het te verwerken document op het scherm en is de inhoud zichtbaar.
U wijzigt de naam van het document, controleert de classificaties, eventueel het onderwerp van het bericht en als laatste koppelt u het juiste dossier. Het document verdwijnt nu van het scherm en Centridox toont het volgende document, klaar om door u te worden verwerkt.
omdat u bij het verwerken van de scan het document op het scherm ziet, weet u zeker dat u het juiste dossier kiest, niet langer per ongeluk in de verkeerde map plaatsen.Als uw scanner beschikt over de mogelijkheid een leesbare PDF af te leveren, dan past Centridox tekstherkenning toe (OCR) op het moment dat de scan de postkamer binnenkomt.
Centridox OCR is een systeem waarbij de postkamer in het document kijkt en de inhoud vergelijkt met de inhoud van de dossiers. Vindt de postkamer een match met een dossier, dan plaatst het systeem het bericht met document direct in het dossier waarin deze gegevens gevonden zijn. U werkt dan niet meer handmatig dit dossier af, Centridox doet alles voor u. De herkenning van dossier is flexibel en voeren wij uit via gedefinieerde herkenningsregels.
Centridox gaat nog verder, niet alleen plaatsen wij het document in het juiste dossier, wij kennen ook automatisch op basis van de herkende tekst de juiste classificatie toe, zodat u documenten snel en simpel terug kunt vinden. U gebruikt nu mappen om documenten in op te slaan? Dat vervangt u door de classificatie. Jaartal van binnenkomst, debiteuren of crediteuren, inkomende facturen, belastingdienst? U geeft aan welke tekst wij moeten zoeken, als wij die vinden, dan kennen wij de classificatie aan het document toe.
